Офіційний сайт Пологівської міської ради

Порядок опрацювання та розгляду запитів

ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в Пологівській міській раді


І. Загальні положення


    1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Пологівська міська рада (далі – міська рада), забезпечення гарантованого виконання вимог чинного законодавства і недопущення порушень у сфері доступу до публічної інформації.
    2. Публічна інформація, розпорядником якої є міська рада – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання міською радою, її структурними підрозділами, посадовими особами, іншими суб’єктами, що здійснюють владні управлінські функції, своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні міської ради, її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.
    3. Запити щодо надання публічної інформації (далі – запит на інформацію) можуть бути подані до міської ради або до окремих її структурних підрозділів в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.
    4. У разі подання запиту до міської ради інформація надається згідно з положеннями цього Порядку, з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
    5. Письмові запити на інформацію та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
    прізвище, ім'я та по батькові (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
    загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
    підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
    6. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію (додатки 1,2,3), які можна отримати у начальника загального відділу з питань організаційної роботи та звернень громадян, відповідальної за роботу із запитами на інформацію.
    Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» запитувачем особисто надається згода на збирання та обробку його персональних даних.
     7. Уповноваженою особою з питань надання доступу до публічної інформації за запитами, адресованими міській раді, її посадовим особам, є начальник загального відділу з питань організаційної роботи та звернень громадян (далі – начальник загального відділу).
     8. Відповідь на запит на інформацію надається протягом п’яти робочих днів з дня отримання запиту. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, міський голова може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку зацікавлена особа письмово повідомляється виконавцем не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
    9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, міський голова встановлює своєю резолюцією термін надання відповіді не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
    10. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
    11. У задоволенні запиту на інформацію може бути відмовлено у таких випадках:
    1) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;
    2) міська рада не володіє і не зобов’язана відповідно до її компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
    3) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених пунктом 5 цього Порядку.
    12. У разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені законодавством строки у разі настання обставин непереборної сили, міський голова встановлює своєю резолюцією відстрочку в задоволенні запиту на інформацію, про що виконавцем готується проект відповіді запитувачу.
    13. У разі, якщо міська рада, як розпорядник інформації, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов’язана направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.
    14. У відмові в задоволенні запиту або в повідомленні про його відстрочку зазначаються:
    1) у відмові в задоволенні запиту –посадова особа, яка відповідає за розгляд запиту;
    дата відмови або дата надсилання;
    мотивована підстава відмови;
    порядок оскарження відмови;
    підпис.
    2) в повідомленні про відстрочку –
    посадова особа, яка відповідає за розгляд запиту;
    дата надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;
    причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений строк;
    строк, у який буде задоволено запит;
    підпис.
    15. Відмова або відстрочка в задоволенні запиту на інформацію доводиться до відома запитувача в письмовій формі.
    16. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
    17. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

ІІ. Процедура отримання запитів щодо надання публічної інформації

    18. Усі запити, що надійшли до міської ради, поштою, електронною поштою, факсом, у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день їх надходження з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку міської ради.
    19. Письмові запити на інформацію, надіслані поштою, отримуються начальником загального відділу, який здійснює їх реєстрацію.
    20. Запити на інформацію електронною поштою надсилаються на електронну адресу міської ради – gs@pology.net. Перевірку наявності надходження запитів на зазначену електронну адресу здійснює оператор комп’ютерного набору загального віддіду з питань організаційної роботи та звернень громадян (не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня - о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) та невідкладно передає їх начальнику загального відділу для реєстрації.
    21. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучається юридичний відділ міської ради для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
    22. Запити на інформацію у телефонному режимі приймаються та оформлюються начальником загального відділу за телефоном 2-29-62.
    23. При зверненні із запитом на інформацію за телефоном структурні підрозділи міської ради переадресовують запитувача за телефоном начальника загального відділу. Начальник загального відділу приймає запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, який поданий в усній формі.
    24. Запити на отримання інформації, які надійшли факсом, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснює секретар керівника та невідкладно передає на реєстрацію.


ІІІ. Ведення реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації


    25. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 5 цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
    26. Запити на інформацію отримують реєстраційну дату надходження до міської ради фактичного дня надходження. Запити на інформацію, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження наступного робочого дня.
    27. Реєстрація та облік запитів на інформацію, які адресовані міській раді, її посадовим особам, здійснюється начальником загального відділу на реєстраційно-контрольних картках, придатних для роботи в електронному вигляді.
    На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційно-контрольна картка, в якій, крім даних, зазначених у пункті 5 цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
    Запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
    1) статусом запитувача: фізична, юридична особа, громадська організація;
    2) територією знаходження запитувача: населені пункти району, райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
    3) тематикою запиту;
    4) способом надсилання запиту: поштою, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто (усно або письмово).
    28. При реєстрації запити на інформацію, які подані в електронній формі та факсом, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном начальник загального відділу заповнює форму запиту, що подається на реєстрацію.
    29. Для реєстрації запитів на інформацію на паперових носіях використовується реєстраційний штамп, який ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч.
    30. На прохання запитувача, який особисто подав запит на інформацію в приміщенні міської ради,начальник загального відділу проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому примірнику запиту, що залишається у запитувача (у разі його автентичності першому примірнику запиту, який залишається в міській раді).


 ІV. Процедура розгляду запитів щодо надання публічної інформації


    31. Первинний розгляд запитів на інформацію здійснюється начальником загального відділу і передається на розгляд міському голові, у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність у зв’язку із хворобою) посадовій особі, що його замінює. Наслідки розглядузапитів фіксуються у резолюціях.
    32. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
    33. Усі запити після розгляду повертаються до начальника загального відділу для внесення до журналу змісту резолюцій. Після чого запит негайно передається структурним підрозділам міської ради на виконання.
    34. Структурні підрозділи або посадові особи, визначені у резолюціях, зобов’язані невідкладно (протягом однієї години після отримання усного повідомлення про надходження запитів) отримати запити у начальника загального відділу. Час передачі запитів виконавцям на розгляд та підготовку проектів відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.
    35. Структурні підрозділи міської ради, посадові особи розглядають запит та готують проект відповіді за підписом міського голови , або особи, що його замінює.
    36. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
    37. Термін підготовки проекту відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
    40. Надання відповіді обов’язково повинно бути у тій формі /носії, у якій її вимагає запитувач. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом міського голови та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
    41. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні з міським головою.
    42. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ міської ради, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом міського голови.
    43. Керівники структурних підрозділів міської ради несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів на інформацію згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду, а також за зміст підготовлених проектів відповідей.
    44. Відправку відповідей запитувачам здійснює загальний відділ з питань організаційної роботи та звернень громадян.
    45. Запити на інформацію, що адресовані міській раді, її посадовим особам, з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки протягом робочого дня після розгляду та підписання міським головою повертаються до начальника загального відділу для централізованого формування справи. Дата та час відправки відповіді фіксуються начальником загального відділу у відповідному журналі.
    46. Термін зберігання документів складає п’ять років. Після закінчення зазначеного терміну зберігання документи знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.
V.Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
    47. Начальник загального відділу здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та оформленням проектів відповідей структурними підрозділами міської ради.
    48. Датою та часом фактичного виконання завдання з розгляду запиту вважається дата та час реєстрації у журналі начальника загального відділу факту надання підписаної міським головою відповіді запитувачу.
    49. У разі порушення терміну підготовки проекту відповіді запитувачу начальник загального відділу протягом одного робочого дня інформує про цей факт міського голову для вжиття відповідних заходів.

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3